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Columnウェディングコラム

結婚式での延期やキャンセルはできる?気になる費用や手続きについて解説

2020.10.28 | 豆知識・費用・相場


結婚式は最短でも2~3ヶ月の準備期間が必要です。 日取りの希望によっては半年以上前から準備を始めるカップルも少なくありません。 一方、未来のことは予測不能であり、予定どおりに結婚式を行うのが難しくなることもあります。 この記事では結婚式の延期やキャンセルについて解説します。

結婚式のキャンセルや延期は可能なの?

結婚式は、申し込みの段階ではわからない事態に見舞われることもあります。
怪我や病気、天災などやむを得ない事情でキャンセルや延期を検討するカップルは意外と多いのが実情です。
予定どおりに結婚式を行えない場合はどのようなことが起きるのでしょうか。
 
カレンダー
 
延期、キャンセル自体は可能だがキャンセル料が発生する場合がある
結婚式の延期やキャンセルは可能です。
しかし、延期やキャンセルを申し出た日から結婚式を行う予定だった日までの期間が短い場合はキャンセル料が発生する可能性があります。
 
また、どれだけ早い段階で延期やキャンセルを申し出ても、内金や申込金は返金されないことがほとんどです。
そのため、まったく費用をかけずに延期やキャンセルをすることはまず難しいと考えましょう。
 
約款や契約書をまずは確認する
キャンセル料の算出方法は約款や契約書に記載されていることがほとんどです。
具体的には「結婚式を予定していた日から逆算して〇日前までのキャンセルであれば見積額の〇%」などです。
算出方法は会場によって異なるため、約款や契約書を確認しましょう。
 
デスク周り
 
キャンセル料がかかるもの、かからないもの、キャンセル自体ができないもの、など様々
会場によってはアイテムによってキャンセル料の有無を区別している場合があります。
「衣装のキャンセルは〇日前までなら可能」「引出物のキャンセルは〇日を切ったら不可」など、アイテムごとに内容が異なることもあるので注意が必要です。
 
特に、ウェイトドールやウェルカムボードなど、ふたりの名前や結婚式の日付を記載するオリジナルのアイテムはキャンセルが難しいケースが多い傾向があります。
反対に料理やドリンクなどの金額に応じて算出されるサービス料などはキャンセル料がかからないケースもあります。
そのため、ひとつひとつの項目について確認が必要です。

延期やキャンセルに料金がかかる理由とは?

やむを得ない事情で結婚式ができなくなったカップルにとっては、キャンセル料の発生は納得できないかもしれません。
そもそも、なぜ結婚式は行わないのに費用が発生するのでしょうか。
 
大きく分けて、結婚式の費用は「目に見えるもの(商品)」と「目に見えないもの(サービス)」の2つで構成されています。結婚式を申し込むと担当者との打ち合わせが始まりますが、ここでは担当者の労力に対して人件費が発生しています。
また、使用するアイテムや内容が決まってくると担当者はそれぞれの手配を開始します。
衣装の打ち合わせが始まれば衣装担当者の人件費が発生し、装花を申し込めば花の手配はすでに始まっている可能性があります。
 
ウェディングケーキ
 
このように、結婚式は申し込みが始まった段階から、さまざまな目に見えない準備が進みます。
そして、予約をしたことにより他の人へ目に見えるものの販売ができない状況になります。
 
たとえば、3月1日の結婚式を予定していたカップルが衣装を決めると、その衣装は同日に結婚式を希望する他のカップルには販売できません。
すると、キャンセルの申し出が結婚式の日に近くなればなるほど、損失が大きくなることになります。
キャンセル料が発生するのにはこのような理由があることを心に留めておきましょう。

キャンセルではなく「延期」でも料金はかかるの?

結婚式を延期する場合の料金は会場によって条件が異なります。
まったく料金が発生しないケース、更新料が発生するケース、更新料は発生するが費用請求時に総額から差し引かれるケースなどさまざまです。
また、延期の期間に制限がある場合も多いので、会場に条件を確認しましょう。

「仮予約」と「本契約」の違いを知っておこう

結婚式の申し込みには仮予約と本契約があり、現時点でどちらの段階にあるかによってキャンセル料の有無も異なります。
ここでは、仮予約と本契約の違いについて解説します。
 
■仮予約とは?
仮予約とは、会場が定める一定期間において会場の手配を申し込むことです。
仮予約で申し込めるのはあくまでも会場のみであり、その他の申し込みは基本的にできません。
 
また、期間も数日~10日程度としているケースが多く、その間に本契約をするか否かを決断する必要があります。
期間内に本契約に至らなかった場合は会場の申し込みは自動的に解除されることがほとんどです。この段階ではキャンセル料はかかりません。
 
捺印する人
 
■本契約とは?
本契約とは、仮契約期間中もしくは即時に行われる正式な契約です。
一般的には申込書への記入と内金や申込金の入金によって成立します。
 
本契約が行われると、以降のキャンセルにはキャンセル料が発生することがほとんどです。
打ち合わせが始まっていなくても、会場を押さえておく分の費用として内金や申込金がキャンセル料に充てられることが多いでしょう。

延期・キャンセル費用がかかるものは何がある?

キャンセル料がアイテムごとに異なる場合、気になるのは「何を申し込んでいたらキャンセル料がかかるのか」ということです。
以下の項目はキャンセル料が発生することが多いので注意しましょう。
 
・受注生産の引出物など製作が始まっているもの
・賞味期限のある引菓子
・ペーパーアイテム(招待状、席札、席次表など)
・装花
・オーダーブーケ
・イニシャル入りの衣装
・サイズ調整された衣装
・その他、名前や日付が記載されたアイテム(ウェイトドール、ウェルカムボード、サンクスボードなど)
 
オーダードレス
 
これらのアイテムは、取り扱う企業がキャンセルを受けた時点で他の受注に転用できないため、キャンセル料で対応することがほとんどです。
また、料理やドリンク、ウェディングケーキなどは結婚式を予定していた日から逆算して1ヶ月前あたりからキャンセル料が発生するケースが多い傾向があります。
一方、延期の場合はウェイトドールやウェルカムボードなどはそのまま使用できるため、そのまま購入して保管しておくといいでしょう。

結婚式の延期やキャンセルを決断した後にすべきことは?

延期やキャンセルの手続きはスピードが大切です。
キャンセル料はキャンセルを申し出る日によって異なるため、まずは約款を見て解約期日を確認しましょう。
次に会場にキャンセルを申し出ます。
このときに、アイテムごとのキャンセル料を確認しておくと安心です。
会場を通して申し込んでいたアイテムは、会場への申し出によってキャンセルが完了します。
 
一方、持ち込みのアイテムやカメラマンなど技術者の手配を自分で行っていた場合は、個別にキャンセルの手続きを行いましょう。
キャンセル料が確定したら、その費用の負担按分を話し合います。
特に結婚式の支払いを両家が行うケースでは、親を含めた家族での話し合いが必要になるため、ふたりのみで判断しないことが大切です。
トラブルになりそうなときは、担当のプランナーなど客観的な目線を持つ第三者を交えて話し合いましょう。
 
結婚式の招待状
 
既に招待状を出していた場合や結婚式実施の連絡を行っていた場合はゲストへ延期もしくは中止の連絡をします。
連絡はメールやチャットなどで迅速に行い、お詫び状を作成して封書で送りましょう。
この際、ハガキは避けたほうが無難です。
結婚式は会場やアイテムを取り扱う企業のみならず、ゲストもその日を確保しています。
真摯にお詫びする気持ちが大切です。

結婚式の延期やキャンセルの手続きは慌てずに冷静に対応しよう

結婚式の延期やキャンセルは、どのカップルにも起こり得ることです。
そのような事態に直面しても、手順を追って手続きを行えば問題ありません。
 
一方、キャンセルを申し出る時期によっては高額なキャンセル料を支払わなければならないケースもあります。
Wedding tableではキャンセル料を補償するサービスもあるので、是非ご相談ください。
これから結婚式を予約する予定のカップルは加入を検討することをおすすめします。

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